Configurer sa revue

Depuis Paramètres (/dashboard/settings), un administrateur ajuste sa revue à son fonctionnement : douze blocs indépendants, aucun ordre à respecter, venez au fil de vos besoins. Un éditeur n'y a accès que si un administrateur active Permissions éditeur ; la gestion de l'équipe, elle, reste toujours réservée aux administrateurs.

Votre offre

En haut de Paramètres, un récapitulatif de votre offre actuelle (gratuite ou payante) et de ce qu'elle inclut : manuscrits par an, numéros et appels actifs, taille d'équipe, personnalisation, envoi automatique. Le détail des seuils et comment en changer sont dans Offre gratuite : questions fréquentes, pas dupliqués ici. Sur l'offre payante, ce bloc affiche aussi la date de renouvellement et un lien vers votre dernière facture, quand disponibles.

Identité de la revue

• Nom et sous-titre / description : affichés sur le portail public de connexion.
• Bandeau d'annonce : un message court affiché en haut du portail public, au-dessus de la présentation ; laissé vide, rien ne s'affiche.
• Email de contact : affiché aux auteurs (lien « Contacter la revue » dans leur menu) ; laissé vide, le lien n'apparaît pas.
• Préfixe des références : utilisé dans chaque référence de manuscrit (ex. NC → NC-2026-014).
• Numéros par an : la cadence éditoriale, plafonnée sur l'offre gratuite. C'est ce chiffre qui détermine l'échéance prévisionnelle de vos numéros (voir Numéros et appels à contribution).

Branding

Couleur d'accent et logo de la revue, visibles par toute l'équipe et les auteurs, pas seulement vous. Sept couleurs proposées ; sur l'offre gratuite, seule la couleur par défaut (noir & blanc) est disponible, les six autres sont réservées à l'offre payante. Le logo, lui, est personnalisable sur les deux offres.

Équipe éditoriale

Réservé aux administrateurs (/dashboard/settings, ou en lecture seule pour tous depuis /dashboard/team). Un administrateur ajoute un membre par prénom, nom, email et rôle (Administrateur ou Éditeur) :

• si l'email correspond à un compte Peerflow existant (autrice sur une autre revue, par exemple), ce compte est simplement rattaché avec le nouveau rôle, sans second compte ;
• sinon, un compte est créé avec un mot de passe temporaire, affiché une seule fois à l'écran pour être transmis à la personne concernée.

Un rôle se change à tout moment via un menu déroulant, et un membre se retire via un bouton dédié, avec deux garde-fous : impossible de se retirer soi-même, et impossible de retirer le rôle Administrateur au dernier administrateur de la revue. La taille d'équipe est plafonnée sur l'offre gratuite (voir Offre gratuite : questions fréquentes).

Permissions éditeur

Réservé aux administrateurs. Un seul interrupteur : les éditeurs peuvent gérer les paramètres de la revue, en plus de la gestion des manuscrits, des évaluateurs, des numéros et des appels à contribution, toujours accessible aux éditeurs.

La dernière ligne n'a pas d'exception : la gestion de l'équipe et ce réglage restent toujours hors de portée d'un éditeur, pour qu'il ne puisse jamais s'auto-promouvoir.

Champs de soumission

Champs prédéfinis

Titre, résumé, mots-clés et le fichier du manuscrit sont toujours demandés, quels que soient vos réglages : ce sont les seuls champs qu'un auteur ne peut jamais éviter. Ce que vous réglez ici, ce sont les champs additionnels, chacun activable indépendamment : titre en anglais, abstract (résumé en anglais), mots-clés en anglais, message pour la revue (zone de texte facultative à destination du bureau éditorial), ORCID iD (identifiant chercheur, format 0000-0000-0000-0000) et conflit d'intérêts (déclaration en texte libre). S'y ajoute le format de fichier accepté (PDF, Word, ou les deux à la fois, l'auteur choisit alors librement) ; au moins un des deux doit rester actif.

Champs personnalisés

Au-delà des champs ci-dessus, vous pouvez définir les vôtres : un libellé, un type (texte libre, ou choix parmi des options que vous rédigez), et si la réponse est obligatoire. Réordonnables comme les autres listes de cette page.

Utile pour tout ce qui est propre à votre revue et n'a pas de case toute faite ailleurs : numéro de subvention, type d'étude, déclaration spécifique à votre discipline... Les réponses sont figées au moment du dépôt (un champ modifié ou supprimé ensuite n'efface pas les réponses déjà recueillies) et visibles par l'équipe éditoriale sur la fiche du manuscrit, jamais par les évaluateurs.

Consignes de soumission

Textes libres

Trois textes libres affichés à l'auteur sur le formulaire de dépôt : consignes aux auteurs (format attendu, style de citation...), notice de droits d'auteur / licence, et description du processus d'évaluation. Vides par défaut, aucun n'est obligatoire.

Points de contrôle

Une liste de confirmations que vous rédigez vous-même (ex. « Le manuscrit est anonymisé », « Le texte n'a pas été publié ailleurs »), ajoutées une par une, réordonnables et supprimables. Chacune devient une case à cocher obligatoire sur le formulaire de dépôt : tant qu'une case n'est pas cochée, l'auteur ne peut pas soumettre. Par défaut, aucun point de contrôle n'est défini : le formulaire ne demande aucune confirmation de ce genre.

Types de soumission

Le type Article est le type de base : toujours proposé au dépôt, jamais modifiable, sa modalité d'évaluation se règle dans Évaluation par les pairs. Vous pouvez ajouter d'autres types de contribution propres à votre revue (note scientifique, compte rendu, éditorial...), pour des formats qui ne se traitent pas comme un article de recherche classique.

Pour chaque type ajouté :

• Nom, obligatoire, c'est ce que voit l'auteur dans le menu déroulant « Nature de la contribution » au dépôt.
• Description, facultative, affichée sous le menu pour l'aider à choisir.
• Sa propre modalité d'évaluation (par les pairs, ou comité de la revue), réglée séparément dans Évaluation par les pairs une fois le type créé, pas au moment de sa création ici.

Réordonnables et supprimables à tout moment ; l'ordre choisi ici est celui du menu vu par l'auteur.

Évaluation par les pairs

Les règles appliquées lors de l'attribution des évaluateurs (voir aussi Évaluateurs et évaluations pour le déroulé) :

• Modalité : évaluation par les pairs (évaluateurs externes) ou comité de la revue (décision interne, sans évaluateur externe), réglée pour le type Article puis, séparément, pour chaque autre type de soumission ;
• Nombre d'évaluateurs requis.

Quatre délais, en jours, préremplissent les échéances proposées (toujours modifiables au cas par cas) :

Critères d'évaluation

Des questions additionnelles posées à chaque évaluateur, en plus de la recommandation, des commentaires à l'auteur et de la note confidentielle (communs à toutes les revues, non désactivables). Trois types de critère : échelle notée (1 à N, N configurable), choix (options libres, une par ligne) et texte libre. Chacun peut être marqué requis, rattaché à une section optionnelle (pour grouper l'affichage), et rendu visible de l'auteur une fois l'évaluation partagée (sinon réservé au comité éditorial, comme la note confidentielle). Un aperçu du formulaire d'évaluation tel que le verra un évaluateur est disponible directement dans ce bloc.

Modèles d'email

Lien ou envoi automatique

Pour chaque type d'email envoyé pendant le processus éditorial (invitation à évaluer, relances, décisions...), vous choisissez un mode, indépendamment pour chacun :

• Lien : comportement par défaut. Rien ne part sans que vous cliquiez vous-même « Envoyer » dans votre propre client mail.
• Automatique : la plateforme envoie l'email elle-même. Réservé à l'offre payante, et n'apparaît comme option que si l'envoi automatique est configuré sur votre instance.

Le choix change aussi qui voit la réponse de l'auteur. En mode Lien, l'email part de votre adresse personnelle : une réponse atterrit dans votre boîte perso, invisible du reste de l'équipe. En mode Automatique, il part d'une adresse dédiée à Peerflow ; la réponse revient dans le fil « Échanges avec l'auteur » du suivi de manuscrit, visible par toute l'équipe éditoriale, un peu comme une boîte mail partagée. N'importe quel Administrateur ou Éditeur peut y répondre à son tour, pas seulement la personne qui a envoyé le dernier message, chacun avec sa propre signature (voir Votre compte). Ce fil est lui aussi réservé à l'offre payante.

Les emails liés à votre propre compte (bienvenue, vérification d'adresse, mot de passe oublié) restent, eux, toujours automatiques, quelle que soit l'offre.

Personnaliser le texte

Chaque modèle a un objet et un message, avec des variables {{comme_ceci}} remplacées par les données réelles au moment de l'envoi (titre du manuscrit, nom de l'auteur, échéance...). Les variables disponibles changent selon le type d'email : une invitation à évaluer expose {{evaluateur}}, une décision expose {{auteur}}, et ainsi de suite. Un modèle non personnalisé garde le texte par défaut de Peerflow ; le réinitialiser à tout moment efface votre version et y revient.

Essayez ci-dessous : modifiez le texte, cliquez une variable pour l'insérer, le rendu à droite se met à jour avec des exemples.

Cas d'usage : configurer sa revue pour son premier numéro

Scénario : vous venez de créer votre revue et voulez la préparer avant d'ouvrir les dépôts aux auteurs. Les douze blocs ci-dessus restent indépendants, sans ordre imposé, mais si vous ne savez pas par où commencer, cet ordre couvre l'essentiel en un seul passage.

1. Identité et branding : nom, préfixe de référence, couleur d'accent, logo. C'est ce que voient auteurs et évaluateurs dès leur premier lien, autant le régler en premier.
2. Équipe éditoriale : ajoutez au moins un second administrateur ou éditeur avant d'ouvrir les dépôts. Impossible de se retirer soi-même du dernier poste d'administrateur, mieux vaut ne pas être seul dès le départ.
3. Champs de soumission et consignes : n'activez que ce dont vous avez vraiment besoin (ORCID iD, conflit d'intérêts...). Chaque champ actif est une friction de plus pour l'auteur au moment du dépôt.
4. Évaluation par les pairs : nombre d'évaluateurs requis (2 par défaut) et délais. Ce sont ces réglages qui préremplissent chaque échéance par la suite, inutile de les corriger manuscrit par manuscrit.
5. Modèles d'email, en dernier, une fois que vous savez quels emails partiront automatiquement (offre payante) ou par lien (les deux offres). Personnalisez seulement ceux dont le texte par défaut ne convient pas : le reste garde le texte Peerflow.

Résultat : le formulaire de dépôt public reflète déjà vos réglages, et le premier manuscrit reçu suit vos délais et vos champs sans rien à rattraper après coup.